Internetin sukututkimussivustoilla käydään paljon keskustelua, mikä on paras sukututkimusohjelmisto. Ohjelmia verrataan toisiinsa hinnan, helppokäyttöisyyden ja tietojen esittämistavan välillä. Monesti ajatellaan, että riittää kun hankitaan hyvä ohjelma ja jonkin verran tietoa, miten päästä lähteiden äärelle. Sitten istuudutaan läppärin eteen ja ryhdytään tallentamaan sukua sisälle ohjelmaan. Näin yksinkertaisesti se ei vain pitemmän päälle sitten menekään.
Paraskaan sukututkimusohjelmisto ei kata kaikkea tiedon käsittelyn tarvetta. Aloitetaanpa ohjelmasta itsestään. Eri ohjelmat toimivat kovin eri tavoin, ovat käytössä erilaisilla laitteilla ja niistä on mm. erilaisia mobiiliversioita. Esimerkiksi itse käytän Reunionia, josta on versio läppärillä, älypuhelimella ja tablet-tietokoneella. Kaikkien näiden tietosisältö on helposti pidettävissä synkronissa eli kaikissa säilyvät samat tiedot. Jos sattumalta löydän, jostain uusia tietoja, voin tallentaa ne kännykkääni ja ottaa vaikka sen kameralla kuvan vielä lähteestä.
Mutta minähän teen jatkuvasti uusia suunnitelmia tutkimuksen etenemisestä, kehittelen uusia ideoita, yritän toteuttaa niitä, löydän uusia lähteitä, koetan palauttaa mieleeni vanhoja ja lisäksi vielä tehdä kaikkea tätä joltisenkin järjestelmällisesti. Välillä tosin innostun jostain mielenkiintoisesta kohteesta ja jätänkin muun tutkimuksen hetkeksi sivuun paneutuen siihen. Jollakin nämä kaikki pitäisi pitää järjestyksessä. Vanha erehtyväinen pääkoppani ei aina tahdo yksin riittää siihen tehtävään.
Olen vuosien ja vuosikymmenien aikana käyttänyt jos jonkinlaista muistiinpano- ja suunnittelujärjestelmää. Työssäni minulla oli pitkään käytössä kallis ajankäytön suunnittelujärjestelmä. Se soveltuikin hyvin toimintaan, jossa oli suhteellisen paljon samantapaisina, mutta eri aikoina toistuvia asioita sekä paljon niihin liittyviä pakollisia muistiinpanoja. Sen ylläpitäminen oli kuitenkin raskasta vieden paljon aikaa.
Hankin muutamia vuosia sitten David Allenin kirjan ”Getting Things Done”, joka on käännetty suomeksikin nimellä ”Kerralla valmista”. Liikkeenjohdon konsultti Allen koulutti asiakkaitaan käyttämään yksinkertaista GTD –järjestelmää, jossa perusajatuksena on arvioida vastaantulevat tehtävät ja ideat heti tuoreeltaan sillä perusteella, mitä niille tehdään ja milloin. Allen käyttää kaikista asioista suppeita luokituksia ja suosii muistiinpanojen säilyttämistä mahdollisimman yksinkertaisessa järjestyksessä. Siis aivan toisin kuin niissä suunnittelujärjestelmissä, mitä totuin töissä käyttämään. Lisätietoja GTD:stä esim David Allenin blogissa "GTD Times".
Allenin ajatuksien pohjalta on luotu ohjelmistoja eri laitteille ja käyttöjärjestelmille. Käytän Things –ohjelmaa Macilla, iPadilla ja iPhonella. Se pysyy samalla tavalla synkronissa kuin Reunion. Outlookille on myös olemassa GTD-laajennus. Aina kun mieleeni tulee uusi tehtävä tai idea tallennan sen Thingsille. Säännöllisesti vähintään kerran päivässä käyn listat läpi ja teen päätöksen, mitä kullekin on tehtävä: vaatiiko se välittömiä toimia, annanko sille jonkin ajankohdan, vaatiiko se jatkokäsittelyä, siirränkö sen ”joskus” toteutettaviin vai meneekö se roskakoriin. Samalla merkitsen, mihin laajempaan ”projektiin” se mahdollisesti kuuluu. Oheen voin myös laittaa lisämuistiinpanoja.
Kun etsimme neulaa heinäsuovasta tietokoneen ja internetin avulla selailemme yleensä valtavan määrän erilaisia sivuja ja sivustoja. Jotta saisimme pidettyä tämän työn edes jonkinlaisessa järjestyksessä kannattaa meidän luoda runsaasti kirjanmerkkejä selaimeemme. Samalla nämä kirjanmerkit on järjestettävä sillä tavoin, että todella löydämme kaipaamamme tarvittaessa. Tutkimuskohteestamme riippuen kannattaa muodostaa tarpeellinen määrä kirjanmerkkikansioita, joiden tulisi olla myös sen verran pieniä, ettei tieto pääse niihin katoamaan. Jos kirjanmerkin nimeksi olisi muuten tulossa vain epämääräinen domain –osoite, kannattaa se muokata esim. sivun otsikoksi. Tämä auttaa myös kyseisen sivun löytymisessä, jos sivustorakennetta on myöhemmin muutettu eikä entisellä osoitteella olekaan enää sivua olemassa. Vielä kannattaa korostaa sitä, että parempi liikaa kirjanmerkkejä kuin liian vähän. Monesti joltain sivustolta ei juuri nyt löydy tarvitsemaamme tietoa, mutta voimme hyvinkin tarvita sitä myöhemmin. Kaikkein kurjinta on tietenkin tilanne, jossa jokin sivu on poistunut palvelimelta kokonaan. Joitain sivuja voi tietenkin tallentaa omalle koneelle, jos pitää niiden sisältöä erityisen arvokkaina.
Vanhin muistiinpano- suunnittelutekniikka kynällä ja paperilla on yhä arvossaan. Varsinkin vapaamuotoinen asioiden kehittely ja pohdinta on helpointa ja yksinkertaisinta sillä tavoin. Hienoimmatkin ohjelmat ovat varsin rajoittuneita tutkimuskansioon verrattuna. Lisäksi kansio harvemmin kaatuu tai siitä loppuu virta. Kahvikupin kaataminen sille lienee pahin tavallinen vahinko. Olen jo opiskeluajoista saakka pitänyt erilaisia järjestelmällisiä muistiinpanokansioita. Pelkkä ruudullinen paperi on harvemmin riittänyt muistiinpanojen ja suunnitelmien tekoa varten. Olenkin muokannut ainakin osasta arkkeja yksinkertaisia lomakkeita, joita sitten myöhemmin tietokoneiden tultua kuvaan mukaan käytin yhdessä niiden kanssa. Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen tässäkään asiassa. Voimme muistiinpanojemme rakenteenkin avulla helpottaa työtämme. Niiden tarkoituksenahan on nimenomaan olla muistin tukena ja sitä parempi, mitä tehokkaammin ne sen tekevät.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti